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第83 封信 会议的事中控制（第1页）

　　不同类型的会议，不仅开会的目的不同，会议准备的事项不同，会议主持的方法也有所不同。对于不同会议的组织要点，在前续表

　　面的信里我们已经提到过，在这封信里，以研讨会为例，看一看怎样组织和管理研讨会，才能达到预期的效果。

　　在主持会议之前，首先你要明确开会的目的是什么。人们容易犯一个错误，就是在做一件事情的时候，有时只忙于做事，而忘记了做事的初衷，以至于偏离了当初做此事的目标。在开会时也会犯同样的错误，明明是要召开研讨会，却成了闲谈和聊天，或者领导和主持者一言堂，参会者成了听众，根本没能参与进去，这样的结果，既浪费了时间，又没能达到预定的目的。

　　研讨会的召开通常分四步曲：

　　1．确认准备事项

　　2．导入会议议题

　　3．开始讨论

　　4．得出结论

　　1．确认准备事项

　　研讨会的准备事项可以参考我们在前面的信里列出的《会议准备清单》，在这个基础上，还要强调三点：（1）开会通知是否充分说明了会议的议题及目标；（2）会议人选、场地是否合适；

　　（3）会议使用的器具是否齐全。

　　尤其是第一点，要让参会人员事前明确开会的主题和目标，以便提前进行准备和思考。

　　2．导入会议议题

　　这一步要注意以下两点：

　　（1）在导入会议议题之前，要营造良好的会议气氛，同时明确说明开会的目的；

　　（2）让参加会议的人员都秉持积极的态度参与其中，并强调会议的时间。

　　3．开始讨论

　　在开始讨论时，要做到以下几点：（1）针对议题深入讨论，不可跑题；（2）让大家踊跃发言，必要时规定发言的时间，做好时间控制；

　　（3）偏离议题时及时进行引导；

　　（4）意见不同时要充分沟通，做到求同存异，寻求最佳方案；（5）会议气氛保持生动活泼和热烈。

　　4．得出结论

　　不少企业在开会时时常存在议而不决、不了了之的现象。如果你是会议的主持者，一定要避免这样的情况发生。在这一部分，你要注意和确认以下几个事项：

　　（1）是否简明扼要地综合了大家的意见；（2）得出的结论是否得到了大家的共识；（3）在意见相左时，是否常用表决方式得出结论；（4）对结果有无指定专人负责执行；（5）在预定时间内结束会议。

　　以上有关研讨会管理的四步曲，在组织和召开其他会议时也可以进行参考，如果是重要的会议，还要指派专人进行记录，根据公司的规定和要求存档。

　　思考你所在的企业常开的会议有哪些类别？怎样对那些会议进行管理?

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